.svg){kind=small}
Mobilt sentralbord for bedrift
Ett hovednummer er nyttig først når kunden får svar. Slik vurderer dere køer, tilgjengelighet og totalprisen før dere velger sentralbord.
Hva er et mobilt sentralbord?
Et mobilt sentralbord samler bedriftens telefonsamtaler rundt et felles hovednummer. Den som ringer, kan få en velkomsthilsen og et tastevalg før samtalen går til en medarbeider eller en svargruppe. Ansatte kan svare på mobilen, og i enkelte løsninger også fra PC-en.
Begrepet brukes ofte sammen med «bedriftsnett». Mobilabonnementet gir den enkelte ansatte tale og data. Bedriftsnettet bestemmer hvordan bedriften tar imot og fordeler samtalene. En stor datapakke løser derfor ikke nødvendigvis problemet med kunder som ringer feil person eller ikke får svar.
Telenors sentralbord er webbasert og har blant annet bedriftskatalog, samtaleoverføring og integrasjon med Teams. Telias veiledning viser køoversikt, status og en softphone som kan brukes til å svare på PC-en. Funksjonene avhenger av løsningen og tjenestene dere bestiller.
Når har en liten bedrift nytte av sentralbord?
Se på hva som skjer med telefonhenvendelsene i en vanlig arbeidsuke. Blir hovednummeret besvart av én person som ofte er opptatt? Ringer kunder til ansatte som har sluttet? Er det uklart hvem som skal ringe tilbake etter et ubesvart anrop? Slike problemer er et bedre utgangspunkt enn antall ansatte alene.
Tenk for eksempel på et servicefirma med fire montører og én person på kontoret. Et felles nummer kan gå til kontoret først og videre til en avtalt svargruppe når ingen er ledig. Utenfor åpningstiden kan kunden få beskjed om når firmaet åpner igjen. Dette er et eksempel på ønsket oppsett; leverandøren må bekrefte hvordan det kan løses.
Dette kan gjøre arbeidsdagen enklere
- Kundene får ett nummer å forholde seg til.
- Flere ansatte kan dele ansvaret for å svare.
- Fravær og åpningstider kan inngå i oppsettet.
- En samtalelogg kan gjøre det lettere å følge opp ubesvarte anrop.
Dette må dere fortsatt organisere selv
- Noen må eie køene og oppdatere åpningstidene.
- Ansatte må vite når de skal være pålogget.
- Viderekobling og talemeldinger må testes.
- En teknisk løsning erstatter ikke en avtale om hvem som ringer kunden tilbake.
Funksjonene dere bør sammenligne
| Funksjon | Hva dere bør avklare |
|---|---|
| Hovednummer og tastevalg | Kan dagens nummer brukes, og hvilke valg skal innringeren få? |
| Køer og svargrupper | Hvordan fordeles anrop, og hva skjer når ingen svarer? |
| Åpningstider og fravær | Hvem endrer helligdager, ferie og tilgjengelighet? |
| PC, mobil og Teams | Kan samtalen besvares i verktøyet dere bruker, eller må den besvares på mobilen? |
| Logg og statistikk | Kan dere se ubesvarte anrop og hvem som har fulgt dem opp? |
| Administrasjon | Hvem kan legge til ansatte, endre køer og gi tilgang? |
Talkmore beskriver blant annet køhåndtering, visningsnummer, tilgjengelighetsstatus og webadministrasjon i Bedriftsnett. Be om en demonstrasjon av de funksjonene dere trenger. To tjenester med samme navn kan ha ulike vilkår og arbeidsmåter.
Legg også frem behovet for eksterne medarbeidere, hjemmekontor og flere avdelinger. Be leverandøren vise hva en medarbeider faktisk må gjøre for å svare, sette over og logge seg av. Det er mer nyttig enn å sammenligne lange funksjonslister uten å prøve arbeidsflyten.
Hva koster et mobilt sentralbord?
Regn på totalprisen for bedriften. En oppgitt pris per bruker kan komme i tillegg til mobilabonnementene. Hovednummer, ekstra køer, integrasjoner, samtaleforbruk og hjelp til oppsett kan også påvirke regningen. Avklar hva som er inkludert og hvilke priser som er oppgitt uten merverdiavgift.
Be om en skriftlig pris med samme antall brukere og de samme funksjonene hos leverandørene dere vurderer. Sammenlign kostnaden gjennom hele avtaleperioden, også etter en eventuell rabattperiode. Ta med etablering og kostnaden ved å avslutte dagens avtale.
En ryddig sammenligning: Mobilabonnementer + sentralbord og hovednummer + nødvendige tillegg + etablering og overgangskostnader. Be om at alle postene fremgår av tilbudet.
I vår oversikt over bedriftsabonnement finner dere operatørsidene. Les også om Talkmore, Telenor og Telia når mobilavtalen og sentralbordet skal vurderes samlet.
Slik tar dere løsningen i bruk
- Tegn opp en enkel samtalevei. Bestem hvem som svarer først, hvem som er reserve, og hva kunden hører utenfor åpningstid.
- Avklar nummer og avtale. Hovednummeret og de ansattes mobilnumre kan ha forskjellige eiere og vilkår. Få en plan for eventuell overføring.
- Gi få personer administratoransvar. Avtal hvem som skal endre køer og brukertilgang når medarbeidere begynner eller slutter.
- Test som en kunde. Ring inn når alle er ledige, når én er opptatt og når ingen svarer. Prøv også et anrop utenfor åpningstid.
- Følg opp etter oppstart. Se etter ubesvarte anrop og unødvendige tastevalg. Juster oppsettet sammen med dem som svarer på telefonen.
Be om en konkret rutine for driftsproblemer. Hvem kontaktes, og hvordan kan innkommende samtaler håndteres hvis sentralbordet eller internettilgangen svikter? En slik rutine bør avtales før løsningen blir bedriftens viktigste kontaktpunkt.
Spørsmål og svar
Trenger en liten bedrift et mobilt sentralbord?
Det avhenger av hvordan henvendelsene håndteres. Et sentralbord kan være nyttig når flere skal dele på å svare, eller når kunder ofte ikke kommer frem. Avklar behovet før dere bestiller funksjoner.
Er sentralbord inkludert i mobilabonnementet?
Det må kontrolleres i tilbudet. Mobilabonnement, bedriftsnett, hovednummer og tilleggstjenester kan ha separate priser. Be om samlet kostnad og en liste over det som er inkludert.
Kan ansatte svare fra mobil og PC?
Det avhenger av løsningen. Noen tjenester støtter softphone på PC, mens andre bruker PC-en til å styre samtaler som besvares på mobilen. Be om en demonstrasjon av oppsettet dere skal bruke.
Kan vi beholde bedriftens hovednummer?
Avklar det med ny leverandør før bestilling. Sjekk nummerets registrerte eier, fullmakt og vilkår, og få tidspunktet og ansvaret for overføringen skriftlig.
Vil dere gå gjennom mobilavtalen?
En rådgiver fra Mobilabonnement.no vurderer behovet og gir dere ett personlig tilbud. Gratis og uforpliktende.
Kilder og avgrensning
Opplysninger er kontrollert mot primærkildene nedenfor 11. oktober 2026. Funksjoner, priser og avtalevilkår kan endres. Den konkrete avtalen og leverandørens bekreftelse gjelder for bedriften.
